Електронний реєстр апостилів
Апостиль – це спеціальний міжнародний штамп, який засвідчує справжність підпису, статусу особи та печатки на офіційних документах для їх подальшого визнання за кордоном. Він ставиться на оригіналах або нотаріальних копіях документів.
Його мета – замінити складну процедуру консульської легалізації у країнах, що підписали Гаазьку конвенцію 1961 року (учасницею якої є Україна).
З 2 березня 2026 року в Україні офіційно запрацював оновлений функціонал Електронного реєстру апостилів (e-APP).
Вже за перший місяць роботи через оновлений Реєстр було видано 30 744 апостилів, що свідчить про його реальну потребу. Щороку лише органи Мін’юсту проставляють близько 400 тис. апостилів (це близько 65% від загального обсягу).
Модернізована система повністю змінює підхід до легалізації документів. Вона замінює традиційні «мокрі» печатки та ручні підписи цифровими технологіями:
- QR-верифікація:кожен апостиль тепер містить свій унікальний QR-код, що допоможе здійснити миттєву онлайн-перевірку
- Прозорість:під час верифікації іноземна установа бачить не лише сам апостиль, а й скановану копію оригінального документа, що запобігатиме можливим зловживанням та підробкам
- Формат ASiC-E:впроваджено проставлення електронного апостиля у форматі ASiC-E. Це значно підвищує рівень довіри та дозволяє ширше використання українських електронних документів на території країн ЄС.
З цієї нагоди делегація Міністерства юстиції України відвідала Постійне бюро Гаазької конференції з міжнародного приватного права (HCCH). Було презентовано нову версію Реєстру. У свою чергу, постійне бюро Гаазької конференції високо оцінило український досвід цифрової трансформації у сфері апостилювання. Україну відзначено як одного з лідерів у впровадженні програми e-APP.
Під час презентації українська делегація та представники Постійного бюро детально обговорили запроваджені оновлення в Електронному реєстрі апостилів та плани розвитку до кінця поточного року.
Станом на зараз понад 8,5 млн українців перебувають за кордоном. У зв’язку з цим, можливість дистанційної легалізації документів є важливою для швидкості та зменшення зайвої бюрократії для українців поза межами країни. Нова система дозволяє отримувати послугу без фізичної присутності в Україні, а також суттєво знижує адміністративне навантаження на українські консульства.
Мін’юст продовжує роботу над масштабуванням системи на всі уповноважені органи. Планується протягом 2026 року повноцінно запустити послугу “в один клік”, щоб громадяни могли швидко й зручно отримувати електронний апостиль та подавати документи онлайн через портал Дія.
Крім Мін’юсту проставляти апостиль мають право ще 5 органів, з якими вже розпочато процеси інтеграції. Цими органами є: Міністерство внутрішніх справ, Державна міграційна служба, Державна податкова служба, Міністерство закордонних справ, Міністерство освіти і науки.
Об’єднання всіх органів у єдиному функціоналі забезпечить уніфікованість апостиля та підвищить впізнаваність українських документів в іноземних установах. Це скоротить час на додаткові перевірки та проходження бюрократичних процедур для українців.
