Незважаючи на неодноразові спроби уряду скасувати трудові книжки, на сьогоднішній день це основний документ, що підтверджує трудову діяльність працівника. Адже наявність записів у трудовій книжці свідчить не лише про трудовий стаж працівника, а й про його професійний досвід.
Згідно з вимогами ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП) при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати роботодавцю трудову книжку. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях або у фізичних осіб понад п’ять днів.
Однак у фізичних осіб – підприємців (далі – ФОП) виникали складності з правом оформлення трудової книжки для тих працівників, у яких місце роботи у ФОП є першим робочим місцем. І ось чому. Згідно п. 2.12 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мін’юсту, Мінпраці та Місоцзащіти України від 29.07.93 р № 58 (далі – Інструкція № 58), першу (титульну) сторінку трудової книжки, на якій вказуються відомості про працівника , має підписати особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього поставити печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка. Тобто у ФОП була відсутня можливість за всіма правилами оформити для таких працівників трудову книжку. Дане питання залишався дискусійним, оскільки держвідомства висловлювали різні думки.
Так, Мінпраці в листах від 23.03.2006 р № ДЦ-12-1528 / 0 / 6-06 та від 12.03.2007 р № 66/06 / 186-07 повідомляло, що ФОП не наділені правом заповнювати титульний аркуш трудової книжки працівника.
Держкомпідприємництва в листі від 30.03.2006 р № 2421 відзначало, що ФОП можуть оформляти трудові книжки працівникам, які вперше влаштовуються на роботу. А Мін’юст у листі від 24.03.2006 р № 21-5-172 вказував на те, що Інструкція № 58 вимагає перегляду та внесення відповідних змін з даного питання. Однак зміни в неї досі не внесені, при цьому в трудовому законодавстві відбулися істотні зміни, внаслідок яких нормативно-правові акти стали суперечити один одному.
Так, п. 2.21-1 Інструкції № 58 до сих пір вимагає реєструвати трудові договори між працівником і ФОП в службі зайнятості. При цьому посадові особи служби зайнятості повинні підтверджувати внесення підприємцем записи. Також згідно з вимогами цієї Інструкції записи в трудовій книжці повинні завірятися печаткою.
Однак з 1 січня 2015 року трудове законодавство в частині оформлення працівників зазнало істотних змін. Оскільки ст. 241 виключена з КЗпП, ФОП працівників оформляють самостійно і в службу зайнятості з цього приводу не звертаються. До того ж згідно зі ст. 581 Господарського кодексу України наявність печатки не обов’язково. Тобто всі записи в трудовій книжці ФОП, які працюють без печатки, завіряють своїм підписом.
Таким чином, норми Інструкції № 58 не відповідають нормам КЗпП та ГКУ. У зв’язку з цим редакція звернулася за роз’ясненням до Мінсоцполітики України.
Чи може ФОП оформити трудову книжку працівнику, який її не має?
лист
Міністерства соціальної політики України
від 03.12.2015 р № 492/06 / 186-15
Відповідно до частини третьої статті 48 Кодексу законів про працю України трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. З огляду на зазначене, працівникові, що приступає до роботи вперше, трудова книжка повинна бути заведена в тому числі фізичною особою – підприємцем.
Разом з тим звертаємо увагу, що пунктом 2.12 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58 (із змінами), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.08. 93 під № 110 (далі – Інструкція), встановлено, що першу сторінку трудової книжки (на якій вказуються відомості про працівника) має підписати особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього поставити печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.
Законом України від 28.12.2014 № 77-VIII “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці” (далі – Закон), зокрема, передбачено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням власника або уповноваженого ним органу.
Крім того, Законом виключено статтю 241 КЗпП, яка передбачала реєстрацію укладеного між працівником і фізичною особою трудового договору в державній службі зайнятості (зміни вступили в силу 01.01.2015).
У зв’язку з прийняттям Закону трудові книжки фізичній особі – підприємцю слід заповнювати за аналогією з пунктом 2.4 Інструкції.
Тобто всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться фізичною особою – підприємцем після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого терміну, а при звільненні – в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою.
За відсутності у фізичної особи – підприємця печатки записи в трудовій книжці засвідчуються його підписом.
З огляду на вищевикладене, норми Інструкції слід застосовувати в частині, що не суперечить нормативно-правовим актам вищої юридичної сили.
У той же час повідомляємо, що листи міністерства не є нормативно-правовими актами, за своєю природою вони носять інформаційний, рекомендаційний і необов’язковий характер.
Директор Юридичного департаменту Е. Туліна
Як випливає з наведеного відповіді, в питанні оформлення трудової книжки для працівника, який працевлаштовується вперше, слід керуватися нормативно-правовим актом вищої юридичної сили. Таким, безперечно, є КЗпП. Статтею 48 КЗпП передбачено, що для працівників, які працевлаштовуються вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Винятків із цього питання для ФОП-роботодавців не міститься, т. Е. Вони також повинні оформити таким працівникам трудову книжку.
Таким чином, ФОП можуть оформляти трудові книжки працівникам, які працевлаштовуються вперше.
Нагадаємо, що згідно з п. 2.21-1 Інструкції № 58 трудові книжки працівників, які працюють у ФОП, зберігаються безпосередньо у самих працівників. Отже, підприємці не повинні зберігати їх у себе.
