Переведення діяльності багатьох компаній в онлайн та необхідність працювати дистанційно мали наслідком необхідність організації електронного документообігу (ЕДО).

Тарифи

Зараз на українському ринку представлено безліч систем зовнішнього ЕДО. У них різні можливості та різний функціонал. Ціни теж різні. Є безкоштовні сервіси з мінімальним набором функцій, але переважна більшість надають свої послуги за гроші.

Якщо ви ФОП або юридична особа з невеликим оборотом документів, має сенс скористатися безкоштовною системою ЕДО чи знайти ту, у якій можна безкоштовно підписувати обмежене число документів у визначений період часу.

Тарифи на платні пакети послуг найчастіше залежать від кількість підписаних документів на місяць або рік. Ціни у всіх провайдерів різні, але в середньому – це близько однієї гривні за підписаний документ.

Практично всі провайдери сервісів ЕДО надають безкоштовний пробний період, під час якого можна оцінити всі достоїнства і недоліки. Ви можете спробувати одночасно працювати відразу в декількох системах ЕДО й вирішити, яка з них вам більше підходить.

Сумісність

Більшість систем зовнішнього ЕДО – це вебрішення. Робота в них йде через браузер і встановлювати додатковий софт на пристрій не треба. Це полегшує життя користувачам: працювати з документами можна через браузер, звідки завгодно, а не тільки за офісним ПК.

У людей, які тільки починають знайомство з принципами роботи систем ЕДО, часто постає питання: «А що коли я користуюся однією системою ЕДО, а мій контрагент – іншою, або він взагалі все ще працює з паперовими документами?» Це не є проблемою. Коли ви обмінюєтеся документами з партнером, який використовує таке саме програмне рішення, всі комунікації та документообіг відбуваються всередині однієї системи ЕДО.

Обговорення, узгодження, відправлення, підписання – всі дії з документами контрагенти здійснюють, не виходячи зі своїх особистих кабінетів користувачів. Якщо ж у вашого партнера інша система ЕДО або її зовсім немає, ви відправляєте йому посилання на підписаний вами документ із вашого вебзастосунку ЕДО. Клікнувши на посилання, контрагент зможе увійти в вашу систему ЕДО, ознайомитися з документом, перевірити й потім підписати його зі свого боку. Після цього він зможе вивантажити підписаний документ із системи та зберегти в себе на смартфоні або комп’ютері.

У такий спосіб і у нього, і у вас зберігаються оригінали юридично значущого документа. Примітно тут те, що ваш контрагент не заплатить за підписання ні копійки. Все, що йому потрібно, – це кваліфікований електронний підпис і бажання клікнути за посиланням.

Далі розглянемо основні параметри та функції, на які варто звернути увагу при виборі системи ЕДО.

Зручність і простота інтерфейсу

Зрозуміло, інтерфейси програм від різних розробників можуть сильно відрізнятися. У деяких системах, як-от Paperless, є тільки базові функції. Наприклад, завантажити заздалегідь створений документ у форматі PDF, підписати його та відправити контрагенту. Інші системи пропонують більш широкі можливості. Відповідно меню в них теж може відрізнятися. Проте базові функції – однакові.

Якщо за пів години ви не змогли розібратися з основними функціями системи – варто спробувати іншу. Звичайно, щоб вникнути в усі тонкощі потрібно набагато більше часу й інструкція, але основні принципи роботи повинні бути зрозумілі за пару десятків хвилин.

Адміністративна панель також має бути інтуїтивно зрозуміла та зручна – дозволяти легко налаштовувати систему з огляду на ваші потреби. Повинна бути передбачена можливість створення структури департаментів підприємства, налаштування маршрутизації документів, розподіл ролей співробітників тощо.

Підтримка всіх видів електронного підпису

Бажано, щоб система підтримувала всі види електронного підпису, які випускають Кваліфіковані постачальники електронних довірчих послуг України. Це може бути традиційний кваліфікований цифровий підпис, який зберігається на флешці, або Mobile Id від оператора мобільного зв’язку, який записується на SIM-карту телефона.

Варто також звернути увагу на те, як здійснюється вхід у систему. Найчастіше – за допомогою логіна й пароля, але в деяких рішеннях можлива реєстрація і вхід у систему за допомогою КЕП. Так забезпечується двофакторна аутентифікація користувача, що істотно підвищує рівень кібербезпеки.

Крім того, буде плюсом наявність можливості пакетного підписання документів. Іноді буває необхідно підписати велику кількість документів, не ознайомлюючись з вмістом кожного з них. Це можуть бути документи з дрібними сумами або рутинні і стандартні. Навіть у самій зручній системі ЕДО підписувати їх один за одним довго й безглуздо. Тому за наявності пакетного підписання – завантажили 1000 документів і підписали всі разом.

Також має значення порядок узгодження – вибір між паралельним і послідовним узгодженням документів. Паралельне узгодження – це коли різні відповідальні особи компанії можуть працювати з одним документом одночасно. Послідовне узгодження – це узгодження за чергою. Наприклад, поки перша інстанція не затвердила документ, друга не витрачає час на роботу з ним. Вона займатиметься документом після того, як він буде узгоджений попередньою інстанцією.

Наявність у системі додаткових зручностей

• Чат у системі ЕДО необхідний для спільної роботи з документами. Причому спілкуватися в чаті можна як із контрагентами, так і із співробітниками вашої компанії, що мають доступ до цього документа. Зрозуміло, можна використовувати для цього пошту або телефон, але зручніше робити це прямо в системі документообігу.
• Архів. У системі має бути зручно реалізований архів із можливістю сортування, фільтрації та пошуку документів за атрибутами, реквізитами, сумами та іншими параметрами.
• Мобільний застосунок. Як ми вже говорили, системи зовнішнього ЕДО – це вебрішення. Робота в них відбувається в браузері, але наявність застосунку для смартфона і планшета буде плюсом. Працювати в застосунку простіше і зручніше, ніж у браузері.

Онсайт/онлайн-версії системи ЕДО

Наявність онсайт-версії системи – це те, що може зацікавити великий бізнес. Онлайн-система універсальна і працює «з коробки». Онсайт-система може бути розгорнута на сервері клієнта, її можна кастомізувати, додавати нові функції і навіть брендувати. Як приклад можна навести систему зовнішнього ЕДО DocsET Міністерства інфраструктури України. Це рішення документообігу, розроблене з огляду на потреби галузі. Воно було створено на основі системи ЕДО Deals. Розробник оригінального рішення надав свій продукт як white label і кастомізував зважаючи на потреби підприємств галузі.

Також особливо важливо для великого й середнього бізнесу мати можливість інтеграції. Система зовнішнього ЕДО має легко інтегруватися з іншими системами автоматизації бізнеспроцесів компанії. Тоді інформація з різних систем документообігу та обліку підприємства легко передаватиметься з однієї в іншу.

Безпека

Безпека системи часто залежить від платформи, на якій вона була розроблена. Якщо рівень її захисту відповідає національним стандартам Г2, то систему можна вважати надійною. Крім того, існують компанії, що спеціалізуються на перевірці програмного забезпечення на вразливість. Так звані білі хакери, які проводять penetration test – спробу злому системи за різноманітними сценаріями хакерських атак. Якщо вендор системи ЕДО може пред’явити документ про успішне проходження подібного тесту – його продукт вартий уваги. Відповідність вимогам GDPR – теж явний плюс.

ЄВГЕН ЗАГЛАДЬКО, спеціаліст із розвитку бізнесу