Електронна цифрова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки. Діє в Україні з 10 червня 2021 року.
З її допомогою можна перевіряти онлайн у будь-який момент інформацію про:
- набутий стаж
- записи про прийняття на роботу
- переведення
- звільнення тощо
Користь полягає в тому, що значно спрощується облік трудової діяльності, вдається зменшувати паперовий документообіг. Таким чином Ви є захищеними від втрати чи пошкодження даних. У майбутньому може бути використано для автоматичного призначення пенсії за віком.
Держава передбачила 5 років для плавного переходу на електронний облік трудових відносин (2021-2026 роки). Наразі законодавство дозволяє вести паперову та електронну версії трудової книжки паралельно.
Оцифровані дані поступово вносяться до Реєстру застрахованих осіб. З 2026 року паперові трудові книжки будуть необов’язковими.
Які ж дані можна внести в електронну трудову книжку? До е-трудової можна додати всі документи, що підтверджують страховий стаж:
- трудову книжку (усі заповнені сторінки),
- документи про навчання (якщо навчання зараховується до стажу),
- свідоцтво про народження дитини (для жінок, яким до стажу зараховується період по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку),
- військовий квиток (період служби підтверджується військовою частиною),
- інші документи, що підтверджують періоди роботи або страхового стажу.
Скан-копії документів можна подати у Пенсійний фонд. Так, відскановану трудову книжку та інші документи можливо подати онлайн через вебпортал самого Пенсійного фонду. Зробити це може працівник або роботодавець.
Для цього потрібно:
- авторизуватись в особистому кабінеті на порталі ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/)
- перейти у розділ «Комунікації з ПФУ»
- обрати «Відомості про трудові відносини»
- завантажити скан-копії всіх необхідних документів
Слід врахувати вимоги до скан-копій. Має бути:
- кольорове зображення,
- чіткі сторінки у хронологічному порядку,
- видно всі реквізити (назва документа, номер, печатки, підписи),
- формат файлів: . або .pdf.
- роздільна здатність: 300
- розмір кожного файлу – не більше 1 Мб.
Ви можете перевірити, чи оцифрована вже ваша трудова. Для цього:
- Зайдіть на вебпортал ПФУ та авторизуйтесь в особистому кабінеті за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), системи електронної ідентифікації (GOV.UA) або через Дія.Підпис.
- У лівому боковому меню оберіть пункт «Електронна трудова книжка».
- Натисніть кнопку «Дані ЕТК».
- Оберіть вкладку «Відцифрована ЕТК».
Важливо знати про те, що інформацію про стаж до 2004 року потрібно надати до органів ПФУ. Зробити це можна звернувшись до одного з сервісних центрів Фонду або завантажити документи на вебпорталі ПФУ
Паперову трудову краще зберігати до 2026 року.
