Відповідно до п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мiнiстерства працi України, Мiнiстерства юстицiї України, Мiнiстерства соцiального захисту населення України вiд 29.07.1993 р. №58 (далі – Інструкція №58) власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
Згідно із п. 4.2 Інструкції №58, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Так, бажано надсилати таке повідомлення рекомендованим листом “із повідомленням” роботодавця про отримання листа працівником, оскільки у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.
Як зазначається, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою керівництвом не отримано, то слід керуватися нормами п. 6.2 Інструкції №58, відповідно до яких трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються впродовж двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві впродовж 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
За інформацією Вісника ДФСУ.
