Своєчасність і дотримання розумних строків – це ключові вимоги, які мають бути дотримані в адміністративній процедурі. Таким чином забезпечується захист прав та інтересів громадян. Згідно із Законом України «Про адміністративну процедуру» (далі – ЗАП), адміністративні органи мають розглядати та вирішувати справи протягом розумного строку (тобто у найкоротший строк, достатній для здійснення адміністративного провадження), але не пізніше граничних строків, визначених законом. Рішення повинні прийматися своєчасно, а саме до настання обставин, за яких прийняття адміністративного акта може втратити актуальність.
Метою даного положення є захист осіб від невизначеності та необґрунтованих затримок у діяльності адміністративних органів. Принцип своєчасності закріплено також у Кодексі адміністративного судочинства України як один із критеріїв, за якими суди оцінюють рішення, дії або бездіяльність суб’єктів владних повноважень. На важливість цього принципу також вказує його закріплення у Рекомендації Ради Європи № R(80)2. В ній зазначено, що відсутність чітких строків може призвести до свавілля з боку адміністративних органів і поставити заявника в скрутне становище.
Зміст поняття принципу «своєчасність і розумний строк» розділяє по суті дві окремі категорії (своєчасність і розумний строк), але в цілому спрямований на їх взаємодію і взаємне доповнення. З однієї сторони орган публічної адміністрації повинен прийняти кінцеве рішення за заявою особи до моменту настання обставин, за яких таке рішення втрачає будь-який сенс для особи (заявника). Поруч з цим строки для здійснення адміністративного провадження органом та видання ним кінцевого рішення мають бути виправданими, зокрема, характером та складністю справи. Зміст цього принципу сповна відповідає законодавству та практиці більшості розвинутих європейських країн, де за пріоритет встановлюється не тільки дотримання визначених законами строків на розгляд справи та прийняття рішення за його результатами, а й закладається розуміння необхідності діяти органу так, щоб вирішення заяви особи відбулося в найсприятливіший для такої особи момент.
Наприклад, у випадку подання обґрунтованого клопотання про вирішення справи якомога швидше, орган має докласти всіх можливих зусиль для його задоволення.
Спеціальні закони можуть встановлювати конкретні строки для вирішення певних категорій справ. Проте якщо такі строки не визначені, діють загальні норми ЗАП.
Згідно зі ст. 34 ЗАП, справа за заявою особи вирішується протягом розумного строку, але не більше 30 календарних днів після надходження заяви, а в разі проведення слухання у справі – не більше 45 календарних днів з дня реєстрації заяви адміністративним органом.
Строк перегляду справи за скаргою не повинен перевищувати 30 календарних днів. Але слід врахувати, що коли адміністративному органу з певних об’єктивних причин бракує часу для здійснення адміністративного провадження та прийняття з його підсумками рішення, ЗАП надає можливість одноразового продовження вирішення справи не більше ніж на 15 календарних днів (ч. 4 ст. 34).
Цим же нормативно-правовим актом передбачено зупинення провадження на строк, необхідний для одержання результатів експертизи, яка відбувається в рамках розгляду справи (п. 4 ч. 2 ст. 64), чи усунення інших обставин, що перешкоджають розгляду справи (п. 5 ч. 2 ст. 64). У ЗАП чітко визначені підстави для обов’язкового зупинення провадження (ст. 64). Зупинення може бути як за заявою особи, так і на розсуд самого органу.
Зокрема, у разі:
- смерті або оголошення в установленому законом порядку померлою фізичної особи, яка була учасником адміністративного провадження (якщо правовідносини допускають правонаступництво, – до встановлення правонаступника)
- злиття, приєднання, поділу, перетворення юридичної особи, яка була учасником адміністративного провадження (якщо правовідносини допускають правонаступництво, – до встановлення правонаступника);
- необхідності призначення або заміни законного представника учасника адміністративного провадження (до вступу у справу законного представника);
- об’єктивної неможливості розгляду цієї справи до вирішення іншої справи, яка розглядається судом або іншим адміністративним органом (до набрання законної сили рішенням суду або вирішення питання адміністративним органом в іншій справі);
- звернення всіх учасників адміністративного провадження у справі за скаргою з клопотанням (спільною заявою) про надання часу для примирення (до закінчення строку, про який учасники заявили у клопотанні).
Адміністративне провадження відновлюється за ініціативою адміністративного органу або за заявою особи після припинення обставини, що спричинила саме зупинення.
Ці положення спрямовані на забезпечення балансу між оперативністю вирішення справ і дотриманням законності та обґрунтованості рішень.
До того ж законодавство регулює різні строки вчинення процедурних дій і прийняття процедурних рішень. Наприклад, на реєстрацію заяв, направлення повідомлень учасникам провадження, розгляд клопотань тощо. Строки вчинення процедурних дій і прийняття процедурних рішень можуть встановлюватися законом, а якщо такі строки законом не визначені – адміністративним органом (ч. 6 ст. 34 ЗАП).
Для ефективного здійснення адміністративним органом своїх повноважень під час забезпечення прав та законних інтересів особи, ЗАП передбачає право органу визначати строки для певних процедурних дій (зокрема, на отримання інформації від інших органів, на ознайомлення учаснику справи з матеріалами справи, строк для добровільного виконання особою покладеного на неї адміністративним актом зобов’язання тощо).
