Чинне законодавство України передбачає процедуру поновлення актового запису цивільного стану, яка врегульована Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (далі – Закон) та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.01.2011 № 96/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14.01.2011 за № 55/18793 (далі – Правила).
Відповідно до Цивільного кодексу України актами цивільного стану є події та дії, які нерозривно пов’язані з фізичною особою і започатковують, змінюють, доповнюють або припиняють її можливість бути суб’єктом цивільних прав та обов’язків.
Зокрема, актами цивільного стану є:
- народження фізичної особи,
- встановлення походження особи,
- набуття громадянства/вихід з громадянства та його втрата,
- досягнення відповідного віку,
- надання повної цивільної дієздатності/обмеження цивільної дієздатності/визнання особи недієздатною,
- шлюб/розірвання шлюбу,
- усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав,
- зміна імені,
- смерть тощо.
Міністерство юстиції України повідомляє, що у зв’язку з тимчасовою окупацією територій України виникають випадки, коли людина не має можливості повторно отримати документи на підтвердження вищезгаданих фактів, оскільки відсутній доступ до паперових носіїв актових записів цивільного стану, які містяться на ТОТ, та відсутні відомості про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.
Відповідно до статті 23 Закону поновлення актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану у разі його відсутності, що підтверджується документально. Таке поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складення. А на підставі поновленого актового запису цивільного стану повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану.
Виникає цілком логічне питання: чим має підтверджуватись відсутність актового запису? Згідно з пунктом 3.4 розділу ІІІ Правил відсутність актового запису цивільного стану підтверджується повним витягом з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі – Реєстр) про відсутність актового запису цивільного стану. Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву, відсутність актового запису цивільного стану підтверджує архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві або Севастополі.
На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану (пункт 3.11 розділу ІІІ Правил). Важливо, що у разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану мають бути вказані причини відмови та роз’яснення про можливість оскарження відмови в судовому порядку.
Мін’юст на своєму офіційному сайті відповідає на часті запитання щодо поновлення актового запису цивільного стану:
Хто може бути заявником?
Заяву про поновлення актового запису цивільного стану може подати:
- особа, щодо якої складено актовий запис;
- один з батьків, опікун, піклувальник дитини;
- опікун недієздатної особи;
- спадкоємець померлого;
- представник органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.
Також чинним законодавством не передбачено норм, що забороняють подачу заяви про внесення змін до актового запису цивільного стану через представника.
Куди звертатись із заявою про поновлення актових записів цивільного стану?
Згідно з Законом прийом і розгляд заяв про поновлення актових записів цивільного стану належить до компетенції відділів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичних представництв і консульських установ України. Крім того, можна звернутись до центру надання адміністративних послуг.
В умовах воєнного стану, запровадженого в Україні з 24.02.2022, заява про поновлення актового запису цивільного стану подається до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, розташованого на підконтрольній українській владі території.
Чи потрібні додаткові документи до заяви про поновлення актових записів цивільного стану?
Згідно з пунктами 1.5 розділу І та 3.8 розділу ІІІ Правил разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:
- паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства заявника. У разі подання заяви громадянином України, який постійно проживає за кордоном, пред’являється паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
- архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;
- документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;
- свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);
- інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.
Як подати заяву особі з фізичними порушеннями?
Відповідно до пункту 1.5 розділу І Правил, якщо заявником є людина з фізичними порушеннями, що унеможливлюють власноручне підписання ним заяви, вони можуть подаватися без проставлення таким заявником власного підпису. У такому випадку подання заяви про анулювання відбувається у присутності свідка, залученого відповідним заявником. (В такому випадку свідком не може бути залучено особу з частковою чи неповною цивільною дієздатністю, з обмеженою цивільною дієздатністю чи недієздатну особу, а також осіб з числа: посадових осіб органу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого звернувся заявник; другого з батьків у всіх випадках, визначених законодавством, пов’язаних із захистом інтересів дитини; другого з наречених; другого з подружжя у разі розірвання шлюбу за заявою подружжя; осіб, які не можуть прочитати або проставити власний підпис на заяві чи актовому записі цивільного стану.)
Якщо заявником є особа з порушенням зору, посадовою особою органу державної реєстрації актів цивільного стану вголос зачитується текст заяви про анулювання актових записів цивільного стану .
Особа з порушеннями слуху та/або мовлення під час подання заяви про анулювання може залучати перекладача жестової мови, у тому числі в режимі онлайн.
В який строк розглядається заява?
Питання про поновлення актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації (за місцем їх подання), але не більше ніж на три місяці.
Дипломатичним представництвом або консульською установою України таке питання розглядається у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.
Джерело: https://minjust.gov.ua/news/
