В Україні вступає в силу закон “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”. Документ офіційно опублікований у парламентській газеті “Голос України”.
Нагадаємо, що закон був прийнятий 5 лютого 2021 року 265 голосами народних депутатів. Даний закон встановлює п’ятирічний перехідний період для включення до Державного реєстру відомостей із паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника. Передбачається, що протягом цього періоду буде застосовуватися як паперова трудова книжка, так і електронна форма вже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Державного реєстру.
Також документ визначає, що внесення відомостей про трудову діяльність до Державного реєстру через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду (ПФУ) у вигляді сканованих або оцифрованих копій, передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок та іншого), здійснюється працівником і роботодавцем з обов’язковим накладенням електронного підпису.
Після внесення відомостей про трудову діяльність працівника до Державного реєстру роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки йому на руки під розпис, при цьому також передбачений обов’язок роботодавця вносити на вимогу працівника в паперову трудову книжку запис про прийняття на роботу, переведення і звільнення.
Що також передбачає цей закон:
- використання відомостей для підтвердження наявного стажу роботи для укладення трудового договору, призначення пенсій тощо;
- врегулюється питання про автоматичне призначення пенсії за віком через особистий електронний кабінет особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України;
- зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу;
- врахування даних стосовно освіти та кваліфікації, яку має працююче населення та яку отримують молоді люди, для забезпечення узгодження пропозицій, які існують на ринку праці, та планування підготовки (перепідготовки) фахівців за актуальними напрямками;
- зміни допоможуть усунути можливі ризики і негативні наслідки втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації та внесення недостовірних відомостей до цього документа.
Раніше у ПФУ запевнили, що із запровадженням електронної трудової книжки проблем із відновленням інформації щодо трудової діяльності громадянина більше не буде.
Як відомо, усі записи у трудових книжках одразу вносили в електронний реєстр тільки з 2004 року. Саме ним користується Пенсійний фонд. Старіші записи до 2004-го треба самостійно відсканувати і внести до реєстру як копії.
ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА НА ВЕБПОРТАЛІ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ
Пенсійним фондом України проводиться робота щодо запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.
На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) працює дистанційний онлайнсервіс — “Електронна трудова книжка” та створено функцію “Надання скан-копій трудової книжки”.
ВІДСКАНОВАНА ТРУДОВА КНИЖКА МОЖЕ БУТИ ПОДАНА:
-застрахованою особою через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду;
-роботодавцем через кабінет страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду, з обов’язковою згодою особи на обробку персональних даних.
ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ ДО СКАН-КОПІЙ:
- Скан-копія повинна бути кольорова;
- Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- Скан-копії мають бути чіткіта відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні —300 dpi);
- Формат зображення має бути .jpgабо .pdf;
- Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
ТАКОЖ ДОВОДИМО ДО ВІДОМА, ЩО ПАПЕРОВА ТРУДОВА КНИЖКА ПОВИННА БУТИ ОФОРМЛЕНА ВІДПОВІДНО ВИМОГАМ ІНСТРУКЦІЇ ПРО ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК ПРАЦІВНИКІВ ВІД 29.07.1993 №58.
ФОРМУВАННЯ ТА ПОДАЧА СКАН-КОПІЙ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
ЧЕРЕЗ ВЕБПОРТАЛ
Користувачу, що зареєструвався на Порталі ПФУ за допомогою електронного цифрового підпису, надається можливість сформувати звернення на подачу скан-копій трудової книжки, підписати його ЕЦП та надіслати його до підсистеми ІКІС ПФУ «Звернення».
Для цього призначено пункт особистого кабінету користувача з блоку «Комунікації з ПФУ» – «Надання скан-копій трудової книжки».
При вході користувачу надається інформаційне повідомлення щодо підготовки скан-копій трудової книжки до початку формування звернення (Мал.1). Для продовження роботи при значено кнопку «Продовжити». Для повернення до основної сторінки особистого кабінету користувача Веб-портал – кнопку «Повернутися».
Мал.1. Інформаційне повідомлення при вході в режим формування звернення на надання до ПФУ скан-копій трудової книжки
Для заповнення та подачі до ПФУ скан-копій трудової книжки користувачу надається екранна форма звернення (Мал.2 та Мал.3) з полями:
- ЄДРПОУ страхувальника – автоматичне заповнення за даними страхувальника без права редагування; відображається лише з особистого кабінету страхувальника при введенні даних на робітників страхувальника; є обов’язковим для заповнення;
- назва страхувальника – автоматичне заповнення за даними страхувальника без права редагування; відображається лише з особистого кабінету страхувальника при введенні даних на робітників страхувальника; є обов’язковим для заповнення;
- РНОКПП особи:
- автоматичне заповнення РНОКПП застрахованої особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
- ручне введення РНОКПП робітника (10 цифр) при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
- прізвище:
- автоматичне заповнення прізвище особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
- ручне введення прізвища робітника (10 цифр) при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
- ім’я:
- автоматичне заповнення імені особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
- ручне введення імені робітника при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
- по батькові:
- автоматичне заповнення по батькові особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; не є обов’язковим для заповнення;
- ручне введення по батькові робітника при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
- скан-копії документів – для прикріплення скан-копії призначено кнопку «Додати файл», по якій необхідно обрати тип файлу за допомогою випадаючого списку та прикріпити скан-копію документу.
Для прикріплення надаються такі типи документів:
- трудова книжка або документи про стаж – є обов’язковими для прикріплення;
- дозвіл на обробку персональних даних – надається для прикріплення лише при подачі звернення страхувальником та є обов’язковим для такого випадку.
- я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних – встановлення мітки чек-боксу лише при подачі звернення застрахованою особою; за замовчанням не заповнено; обов’язково повинно бути встановлено для збереження звернення.
Кнопка «Відправити до ПФУ» – призначена для підпису та відправки звернення до ПФУ. Надається лише після заповнення всіх необхідних даних звернення. При цьому виконується контроль наявності даних КЕП особи (зчитаних при аутентифікації на Веб-портал) – якщо дані є, вони беруться для підпису; якщо дані втрачено (в процесі роботи Веб-порталу користувач перечитував сторінки), користувачу надається інтерфейс введення даних КЕП.
