31.08.2020 затверджено штатний розпис у новій редакції у зв’язку з приведенням назв посад у відповідність із найменуванням посад згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010 (зі змінами) та з уведенням додаткової штатної одиниці за вже існуючою посадою. Відповідний наказ теж видано 31.08.2020. Штатний розпис уводять у дію з 01.09.2020.
Наказ про прийняття на роботу працівника на введену штатну одиницю за існуючою посадою теж видано 31.08.2020. Працівника приймають на роботу з 01.09.2020. Питання:
1. У реквізиті 18 «Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке в звітному періоді працевлаштований працівник» таблиці 5 Звіту з ЄСВ за вересень 2020 року вказувати 31.08.2020 чи 01.09.2020?
2. Чи зазначати в таблиці 5 у реквізиті 16 наказ від 31.08.2020, перелічуючи всі посади, які перейменували з описаної вище причини? 3. Чи доцільно наказ видати не 31.08.2020, а ранішою датою серпня 2020 року?
Відповідь на питання 1
Чіткої відповіді на запитання щодо дати, яку вказують у полі 18 «Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований працівник» таблиці 5 форми Д4, нормативні документи не містять.
Є підстави вважати, що у цьому полі треба зазначити дату 01.09.2020. Пов’язано це з тим, що ані в КЗпП, ані в інших нормативних документах не вказано чіткої дати укладення трудового договору. У юридичній практиці зазвичай розрізняють дату укладення трудового договору й дату набрання чинності трудовим договором.
Щодо цього коментатори КЗпП зауважують, що укладення письмового трудового договору шляхом підписання його сторонами документа під такою назвою або укладення усного трудового договору з поданням працівником заяви про прийом на роботу не виключає дії загального правила, яке випливає зі ст. 24 КЗпП, відповідно до якого трудовий договір може вважатися укладеним тільки з моменту видання наказу (розпорядження) про прийом на роботу або фактичного допуску до роботи.
Водночас і саме видання наказу про прийом на роботу не є достатнім для висновку про укладення трудового договору й виникнення трудових правовідносин, якщо сторонами не досягнуто згоди про умови праці або працівник фактично не допущений до її виконання чи він сам не приступив до роботи. Виданий наказ у цьому випадку може бути скасований, хоча законодавство безпосередньо не передбачає можливості скасування наказу про прийом на роботу (див. Ротань В. Г., Зуб І. В., Сонін О. Є. Науково-практичний коментар до законодавства України про працю/Відп. ред. В .Г. Ротань. — 12-те вид., перероб. і доп. — Х.: Фактор, 2010. — С. 148).
А в п. 7 Постанови № 9 прописано:
«Згідно зі ст. 24 КЗпП укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника підприємства, установи, організації чи уповноваженого ним органу. Фактичний допуск до роботи вважається укладенням трудового договору незалежно від того, чи було прийняття на роботу належним чином оформлене, якщо робота провадилась за розпорядженням чи відома власника або уповноваженого ним органу».
На підставі викладеного вище можливо дійти такого висновку: тільки в момент фактичного виходу працівника на роботу можна точно стверджувати, що трудовий договір із цим працівником було укладено. Тож, і створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований працівник, точно відбувається тільки на дату фактичного допуску працівника до роботи, тобто на 01.09.2020 (інформацію про це вносять у відповідне поле 18 таблиці 5 додатка Д4).
Відповіді на питання 2 та 3
Останні зміни до Національного класифікатора ДК 003:2010 затверджені наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.08.2020 р. № 1574. Тому вже у серпні роботодавець повинен був зробити певні кроки щодо приведення кадрової документації у відповідність до останньої редакції Класифікатора.
Зокрема, потрібно було діяти таким чином:
1) проінформувати працівника про зміни в найменуванні його посади;
2) видати наказ (розпорядження) про внесення змін до штатного розпису або затвердити штатний розпис у новій редакції шляхом виключення старої посади та введення нової;
3) видати наказ (розпорядження) з особового складу про зміну найменування посади та внесення змін до трудової книжки;
4) унести відповідний запис до трудової книжки працівника. При цьому процедура внесення такого запису в Інструкції № 58 не вказана. Наприклад, у графі 3 можна зазначити: «Назву посади ______ з _______(дати) змінено на _________», а в графі 4 указати назву, дату й номер документа, на підставі якого внесено запис;
5) унести зміни до кадрових документів, зокрема до особової картки працівника.
І тільки після того, як унесено відповідні записи до трудової книжки кожного працівника, щодо якого змінилася назва посади (без зміни функціональних обов’язків), таку інформацію необхідно вказати в таблиці 5 додатка Д4.
Тоді на підставі наказу про внесення змін до трудової книжки конкретного працівника вносять запис про перейменування його посади в таблиці 5 додатка Д4. Як саме це слід зробити, у Порядку № 435 не вказано.
Свого часу ПФУ в листі від 18.01.2019 р. № 1910/04-22 роз’яснив лише послідовність дій для ситуації, коли посаду було внесено в таблиці 5 додатка Д4 із помилкою (вона не збігалася з Класифікатором).
На думку ПФУ, за такої ситуації необхідно подати таблиці 5 форми № Д4:
— з типом «скасовуюча» — у ній навести раніше вказаний рядок із неправильними даними щодо такої застрахованої особи (у реквізитах 12 та 15, а правильні дані щодо інших застрахованих осіб не наводити);
— з типом «початкова» — з правильними даними щодо такої застрахованої особи (у реквізитах 12 та 15 наводять правильні дані).
Своєю чергою таке виправлення в таблиці 5 додатка Д4 необхідно проводити тільки щодо тих працівників, які прийняті, звільнені чи переведені починаючи з 01.08.2018.
Ми вважаємо, така процедура не зовсім прийнятна щодо розглядуваної ситуації, у якій помилки не відбулося, просто змінилися нормативні вимоги. Тому конкретні рекомендації стосовно процедури виправлення найменування посад у таблиці 5 додатка Д4 відповідно до змін у Класифікаторі краще отримати в територіальному органі ПФУ.
Олег Д’ЯКОНОВ,
консультант із бухгалтерського обліку й оподаткування
