Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік). Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для визначення строків зберігання документів, їх відборі на зберігання або для знищення. Наказ набирає чинності з 1 січня 2013 року. Відповідно має втратити чинність наказ Головного архівного управління при КМУ “Про затвердження Переліку типових документів”, що регулює ці питання дотепер.

Сергій ТЕНЬКОВ

 ЩО І СКІЛЬКИ ЗБЕРІГАЄМО

Строки зберігання документів є мінімальними, їх не можна скорочувати. Строки зберігання документації на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперовихносіях. При визначенні конкретних строків зберігання слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Укрдержархів та уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.

Строки зберігання для конкретних видів документів, визначені у відповідних таблицях, слід звернути увагу на пояснення та відмітки, що супроводжують встановлені строки. Так, відмітка “Доки не мине потреба” означає, що строк зберігання визначається самими підприємствами, організаціями, але не може бути меншим одного року. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів. У примітках зазначено ознаки відокремлення певних видів документації або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3, 4 цього Переліку.

Для більшості бухгалтерських документів і договорів характерною є відмітка, що уточнює встановлений строк зберігання – “За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектора економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення”.

Поширеними є також відмітки «Після закінчення строку дії договору”, “Після затвердження”, “Після заміни новими”, “Після зняття виробів з виробництва”, “Після введення об’єкта в експлуатацію”.

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 1 січня 2012 року. Строки зберігання договорів залежать від їх виду та категорії. Передбачені договори-зобов’язання, договори-контракти, господарські договори тощо. Як на мене, то подібна класифікація є надмірною і значно ускладнює практичне користування Переліком. Так, якщо йдеться про звичайні підприємства, то договори поруки, застави, переводу боргу мають зберігатись до закінчення строку їх дії або погашення кредиту. Але за умови завершення відповідних перевірок державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Якщо ж документи підприємства становлять цінність для Національного архівного фонду, то термін зберігання складає 5 років. Для листування з правових питань цей термін складає 3 роки.

Наскільки вказані нормативи обов’язкові, наприклад, для банків – не зрозуміло. Навряд чи банки можна віднести до установ і організацій, зазначених у назві Переліку.

ПОДАТКОВІ – ОКРЕМО

Істотною вадою Переліку слід вважати відсутність посилань на норми Податкового кодексу України (далі – ПКУ), а відповідно й відсутність специфіки для податкових документів. Варто нагадати, що ПКУ містить норми, що встановлюють власні конкретні терміни зберігання. Так, відповідно до п.44.3. платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності. Зрозуміло, що до таких документів можуть належати і вищезгадані договори. Наявна відповідна колізія між ПКУ і Переліком.

ЧИ МОЖНА СПАЛЮВАТИ ДОКУМЕНТИ І ЯК ЦЕ РОБИТИ?

Підприємства, установи, незалежно від форм власності, зобов’язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до одного з державних архівів, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.

Стосовно можливого знищення документів, за якими пройшов термін зберігання, то у новому Переліку лише зазначено, що забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності. Така експертиза здійснюється згідно з Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою КМУ від 08.08.2007 №1004. Для звичайних підприємств, фірм приватної власності також передбачено створення відповідної експертної комісії на чолі з керівником цих структур, з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву. Завданням експертної комісії юридичної особи є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві цієї юридичної особи. Експертна комісія приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради) проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду, описи справ з особового складу, номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії, анотовані переліки унікальних документів зазначеного Фонду, акти про вилучення для знищення документів, не внесені до Фонду.

Більш детально процедуру відбору документів для знищення розписано у наказі Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, яким затверджені Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі – Правила). Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.

Відповідно до п.4.5.6. Правил відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ установи за відповідний період. Схвалені експертною комісією підприємства описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд відповідного державного архіву.

Схвалені описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником установи, після чого установа-фондоутворювач має право знищувати документи. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року. Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи установи в цілому.

Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником установи. Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду установи та зберігаються в архіві установи. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка. Порядок знищення документів і справ з грифом “Для службового користування” визначається спеціальною Інструкцією, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

БЕЗВІСТИ ЗНИКЛІ ПАПІРЦІ…

Значний інтерес становить п. 4.5.4. Правил, що передбачає певний правовий алгоритм дій на випадок зникнення, нестачі документів підприємства. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами, підприємством здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.

Окремий порядок передбачений для податкових документів, що втрачені або відсутні з інших причин. На підставі п.44.5, п.139.1.9. ПКУ у разі втрати, знищення або зіпсуття зазначених документів платник податку має право письмово заявити про це органу державної податкової служби та здійснити заходи, необхідні для поновлення таких документів. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені, знищені або зіпсовані документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження такої заяви до органу державної податкової служби, митного органу.  Якщо платник податку поновить зазначені документи в наступних податкових періодах, підтверджені витрати включаються до витрат за податковий період, на який припадає таке поновлення; Насамкінець слід додати, що Перелік може використовуватися також фізичними особами – підприємцями.